Умный офис: роскошь или необходимость в постпандемическую эру?

Оглавление

1. Что такое «умный офис»?
2. Как пандемия повлияет на работу в офисах
3. Системы доступа
. . . 3.1. Бесконтактное открытие дверей
. . . 3.2. Бесконтактное управление лифтом
4. Умная домофония
5. Интеллектуальное видеонаблюдение
6. Системы вентиляции
7. Освещение
8. Контроль температуры окружающей среды
9. Интерактивная карта офиса
10. Что еще
11. Так все же, умный офис: роскошь или необходимость?


Искусственный интеллект, большие данные и интернет вещей, стали флагманами, двигающими развития систем «умного офиса». Однако, движение не было быстрым, как часто это и бывает с любыми изменениями, они наступают постепенно.

Однако, пандемия коронавируса изменила все, и если раньше о переходе в цифру всего говорили в основном евангелисты технологических компаний, то сейчас о бесповоротном изменении экономики в постковидную эру говорят даже консервативные руководители финансовых ведомств. Один из них Джером Пауэлл, председатель Федеральной резервной системы США, на недавнем своем выступлении сказал: «Пост пандемическая экономика будет больше ориентирована на технологии, и будет отличаться в некоторых фундаментальных аспектах».

Действительно, пандемия COVID-19 затронула все стороны жизни людей во всех уголках мира. Но трагедия не обязательно должна быть единственным наследием пандемии коронавируса. И даже напротив, пандемия представляет собой редкое окно возможностей для переосмысления и перезагрузки нашего мира для создания более здорового, более справедливого и процветающего будущего. В полной мере окно возможностей открыто и для наших офисов, новые переосмысленные умные офисы дадут нам возможность работать более эффективно, устанавливать более инклюзивные отношения и работать более продуктивно.

Вот об этом я и хочу поговорить в этой статье, какие изменения должны быть внедрены в умном офисе в первую очередь, для того чтобы не просто сохранить конкурентоспособность но и нарастить доходы в постпандемическую эру.

Что такое «умный офис»?

Умный офис - это широкий термин, охватывающий множество технологий и продуктов, которые повышают продуктивность сотрудников, обеспечивают совместную работу в режиме реального времени, сокращают бизнес-расходы и помогают компаниям получать информацию о клиентах, продажах и эффективности использования офисных площадей.

Умный офис представляет собой интеллектуальную экосистему, которая опирается на ряд  интеллектуальных устройств подключенных к интернету, которые, как правило, отслеживают, контролируют и управляют различными операциями и условиями работы.

Есть много преимуществ умного офиса:

• Повышенная безопасность. Камеры видеонаблюдения, охранные и пожарные датчики, системы контроля доступа, могут помочь вам сделать ваш офис более безопасным. Более того, это может повысить прозрачность и снизить вероятность преступной деятельности или мелких инцидентов среди ваших сотрудников.

• Экономия энергии. Автоматически регулируя освещение и отопление в офисе, вы можете более эффективно использовать свои энергоресурсы и сократить расходы.

• Эффективные бизнес-операции. Использование офисных устройств IoT упрощает или полностью автоматизирует множество рутинных задач, позволяя вашим сотрудникам сосредоточиться на более важных из них.

• Комфортная рабочая среда. Контроль температуры и влажности на рабочем месте позволяет вашим сотрудникам индивидуально адаптировать офисные условия к своим предпочтениям.

• Повышение производительности труда сотрудников. В результате повышенного комфорта ваши сотрудники будут более продуктивными, и совершать меньше ошибок.

Как видите, преимущества умного офиса очевидны. Однако есть и недостатки, которые следует учитывать. Ниже перечислены наиболее важные препятствия, которые необходимо устранить при рассмотрении вопроса о внедрении решений для умного офиса:

• Общая стоимость владения офисными устройствами и программным обеспечением
• Проблемы конфиденциальности данных
• Зависимость от электропитания

То, что все офисы со временем станут умнее благодаря быстрому развитию интеллектуальных офисных решений — это факт. Итак, какие продукты делают офис «умным»? Какие новейшие технологии навсегда изменят наш офисный распорядок?

• Системы доступа
• Интеллектуальное видеонаблюдение
• Системы вентиляции
• Освещение
• Контроль температуры окружающей среды

Пандемия принесла и совершенно особое явление — инфодемию, поэтому нелишним будет упомянуть об устройствах, которым не только не место в умном офисе, но и вообще в любом. 

• Распознавание лиц в масках. Развод столетия, о котором твердят все заинтересованные стороны, от МВД до  производителей алгоритмов распознавания. Однако независимые тесты этих алгоритмов демонстрируют полное фиаско. 

• Тепловизоры для измерения температуры тела, кажется хорошей идеей, но в большинстве случаев оно не работоспособно в реальных условиях. 

• Устройства контроля доступа со встроенными датчиками температуры. Это уже не тепловизоры, но развод по механике схожий, устройства вроде что-то меряют, но в реальных условиях вы получите кашу из цифр, которые вам никак не помогут. 

Как пандемия повлияет на работу в офисах

Но прежде чем мы перейдем к обсуждению конкретных технологий, давайте рассмотрим в целом, как пандемия коронавируса изменила отношение к умному офису.

Важный тренд, который обострит конкуренцию на рынках офисной недвижимости, это переход на удаленную работу. И если вы думаете что это всего лишь конъюнктурная история, и с окончанием пандемии все вернется на круги своя. Я не буду с вами спорить, а лишь приведу список компаний, руководители которых считают по-другому. 

Компании, которые предложили своим сотрудникам не возвращаться в офис как минимум до 2021 года:
 • Google
 • Universal Music Group
 • Warner Music Group
 • Sony Music
 • Amazon corporate
 • Viacom
 • Scotiabank
 • RBS (Royal Bank of Scotland)
 • Group Nine Media
 • Indeed

Компании, которые предложили сотрудникам никогда не возвращаться в офис:
 • Facebook
 • Twitter
 • Square
 • Slack
 • Shopify
 • Zillow

Как вы понимаете, эти ребята чуют, куда ветер дует, они задают тренды, а все остальные их подхватывают. 

Второй важный тренд, это увеличение темпов автоматизации. То, что автоматизация позволяет не просто экономить на зарплатах обслуживающего персонала, было очевидно и до пандемии. Пандемия высветила важность снижения рисков связанных болезнями персонала, с объявлениями локдауна, т.е. ситуациями, когда люди не могут выполнять свои должностные обязанности.

Автоматизирование процессов, это хорошая инвестиция в повышение устойчивости компаний и защите от будущих пандемий.

В сентябре Gartner прогнозировал, что рынок программного обеспечения для автоматизации процессов (RPA) в 2021 году вырастет на 19% и принесет доход почти в 2 миллиарда долларов. Вице-президент Gartner по исследованиям Фабрицио Бискотти сказал, что COVID-19 вызывает значительный рост использования RPA.

Третий тренд, это инвестиции в технологии обеспечения эпидемиологической безопасности.
Этот тренд затронет много технологий от интеллектуальных замков без физических ключей до систем вентиляции, от дизайна помещений, до систем, позволяющих отслеживать контакты и местоположение каждого сотрудника.

Согласно последнему отчету MarketsandMarkets, объем рынка умных офисов неуклонно растет. В 2017 году он составил 22,21 миллиарда долларов и, по прогнозам, удвоится к 2023 году, достигнув 46,11 миллиарда долларов.

Несмотря на устойчивый рост и огромный потенциал, рынок умных офисов все еще находится на ранней стадии развития. И это хорошо, так уже сегодня вы можете, используя последние технологии сделать ваши офисы умнее и безопаснее, а значит и более конкурентоспособными в борьбе за клиентов и более талантливых сотрудников.

Системы доступа

Театр начинается с вешалки, а любой офис, особенно умный, с входа в него. Большинство современных СКУД не выдержали проверку коронавирусом, оказавшись слишком контактными.
Как известно коронавирус передается не только воздушно-капельным путем. По утверждениям австралийских исследователей коронавирусом можно заразиться, прикоснувшись к поверхностям на которых содержится вирус. Исследования Австралийского национального научного агентства CSIRO показывают, что Covid-19, « чрезвычайно устойчив» и может существовать на поверхности намного дольше, чем считалось ранее. Команда австралийских исследователей обнаружила, что вирус, вызывающий Covid-19, может выживать при комнатной температуре до 28 дней, на таких поверхностях, как стекло, нержавеющая сталь и бумага. Это намного дольше, чем вирус гриппа, и дольше, чем показали предыдущие исследования. К слову, коронавирус не уникален в этом своем свойстве. Грипп, кишечная палочка, и многие другие вирусы и бактерии, могут жить до четырех-пяти дней, на большинстве твердых поверхностей. Что делает общие поверхности потенциально опасными источниками передачи инфекций.

Поэтому в умном офисе нам нужны по-настоящему бесконтактные СКУД. Обычные системы контроля доступа предполагают достаточно много контактов, как с персоналом, так и с общими поверхностями. 

Кроме санитарно-эпидемиологических требований, современные реалии налагают требования по автономности, т.е. работе без постоянного участия человека, гибкости - доступ должен быть невозможен для злоумышленников, и легок как для сотрудников, так и для гостей компании.

Одним из лучших решений для умного офиса будет так называемый мобильный СКУД. Единственная технология, которая позволяет избегать контактов, как с общими поверхностями, так и с персоналом, предоставляющим доступ. Например технологии распознавания лиц, апологеты которой называют ее самой бесконтактной из существующих, однако для того чтобы впервые зарегистрировать вас в системе доступа понадобится личная встреча с администратором СКУД офисного здания.

Преимущества мобильного СКУД
Доступ по смартфону подразумевает использование смартфона в качестве идентификатора.
Для этого понадобится смартфон на базе iOS или Android с поддержкой NFC или BLE. Также, почти во всех случаях потребуется установить мобильное приложение. А чтобы считать идентификатор со смартфона вам соответственно потребуется либо считыватель BLE либо cчитыватель NFC, многие из них позволяют считывать обо формата одновременно.



Бесконтактная выдача постоянных пропусков
Идентификатор отправляется на смартфон по электронной почте или SMS, сотрудник отправляющий приглашение с идентификатором может находиться хоть в разных странах с человеком, которому этот доступ предоставляется. Таким образом, могут предоставляться как идентификаторы для постоянных пропусков, так и гостевые. В отличие от например самых распространенных в СКУД бесконтактных карт, для того чтобы получить которые нужно личное присутствие.

Бесконтактная выдача гостевых пропусков
Если дистанционная выдача постоянного пропуска это скорее дополнительное удобство, то выдача гостевых пропусков это жизненная необходимость в условия пост коронавирусной реальности.

Гостевой пропуск - выдается на определенное количество входов / выходов или на определенное время. Например, курьеру чтобы сделать доставку понадобится один вход и один выход, после выхода идентификатор будет автоматически заблокирован.

В некоторых случаях гостевые пропуска будут эффективным решением и для въезда на территорию, однако автоматизированная платежно-пропускная система будет более эффективным и функциональным решением.

Бесконтактное открытие дверей

Технологии автоматизированного открытия дверей существуют давно, однако они прилично дороже обычных дверей которые приходится открывать самостоятельно.

Автоматические раздвижные и револьверные (карусельные) двери идеальны, но требуют полной замены существующих дверей. С помощью приводов для распашных дверей можно автоматизировать практически любую существующую дверь.

• Автоматические раздвижные двери — цена от 1 215 242 рублей
• Револьверные двери — цена от 8 000 000 рублей
• Привод для распашных дверей — цена от 60 900 рублей

Главными преимуществами автоматических дверей будет полное их избавление от классического управления с помощью металлических ключей. Современные интеллектуальные контроллеры для СКУД, позволяют устанавливать время открытия и время закрытия дверей, и предоставлять индивидуальный доступ для владельцев электронных ключей. Также существенным преимуществом будет полное отсутствие фомитов. 

Бесконтактное управление лифтом

Управление доступом в лифт и на этажи здания тоже одна из функций современных СКУД, 
В бизнес-центрах есть множество причин по ограничению доступа на определенные этажи. Это ограничение для гостей, кроме того, очевидно стоит ограничивать доступ на технические этажи для всех, кроме обслуживающего персонала. 

Решает подобные задачи лифтовой контроллер доступа. Кроме ограничения доступа на этажи, любому идентификатору в СКУД также можно назначить приоритет на безостановочное движение до этажа или ограничить доступ к пользованию лифтом определенному кругу лиц.

Умная домофония

Современный домофон позволяет передавать уведомления, о вызове не только на классическую абонентскую панель но и в мобильное приложение, установленное на вашем смартфоне. Естественно этого мобильное приложение позволяет в свою очередь просмотреть видеоизображение с камеры вызывной панели домофона, и полноценно пообщаться с вашим посетителем.


Принимать вызов на смартфоне имеет большой смысл с точки зрения безопасности. В исследовании Hearnden and Magill указано, что 84% правонарушителей заявили, что они откажутся от планов совершить кражу, если они будут считать, что кто-то находится дома.

Так как вызов с вызывной панели домофона приходит на смартфон, преступнику будет сложно определить, отвечаете вы из дома или с другой стороны земного шара. 

Видеодомофон в умном офисе не только обеспечивает удобную для жителей и гостей автоматизированную систему управления доступом, но и представляет современный стиль жизни.

Интеллектуальное видеонаблюдение

Одним из первых продуктов для умного офиса, появившихся на рынке, были интеллектуальные системы видеонаблюдения. 
Во-первых, использование видеонаблюдения увеличивает безопасность для любого офиса. Так видеонаблюдение доказано приводит к снижению количества преступлений. И кроме этого дает значительный материал для эффективного расследования преступлений так, эмпирический анализ 2017 года показывает: что из 251 195 преступлений, зарегистрированных британской транспортной полицией, записи видеонаблюдения были доступны следователям в 45% случаев, их использование признано эффективным в 65% случаев, в которых записи были доступны.

Однако охранные функции это далеко не все что вам может дать система видеонаблюдения, возможности современной видеоаналитики, могут выполнять множество интеллектуальных функций. От распознавания лиц до детекции огня и дыма, от детекции выстрелов или разбитых стекол (для камер с микрофонами) до распознавания автомобильных номеров.

• Видеокамеры с детектором пересечения виртуальных линий — цена от 12 561 рублей
• Видеокамеры с детекцией вторжения в зону — цена  от 6 900 рублей
• Видеокамеры с детектором пропавших или оставленных предметов — цена от 10 510 рублей
• Видеокамеры с функцией распознавания автономеров — цена от 47 249 рублей
• Видеокамеры с функцией слежения за объектами — цена от 6 990 рублей
• Видеокамеры с функцией обнаружения лиц — цена от  8 024 рублей
• Видеокамеры с функцией распознавания лиц — цена от  46 655 рублей

К интеллектуальным камерам конечно нужен интеллектуальный софт, например для интеллектуального поиска в архиве, такой поиск позволяет задавать признаки для поиска, фактически искать по приметам: Человек или группа людей, габариты объекта, автомобиль, цвет объекта, момент входа или выхода из зоны, пребывание объекта в зоне более какого то времени, оставленный в зоне предмет и некоторые другие.


Большинство современных систем видеонаблюдения используют облачные технологии для управления и просмотра видеоархива. Это означает, что вы можете получить доступ и управлять вашей системой видеонаблюдения удаленно с помощью мобильного устройства.

Системы вентиляции

Исследования, показывающие как плохое качество воздуха внутри зданий может снизить производительность, известны достаточно давно. Величина влияния на большинство аспектов офисной работы составляет 6-9%, что, в общем-то, немного. Вероятно, поэтому компании не спешили вкладываться в дополнительные решения для фильтрации воздуха. COVID-19 заставит многие компании в краткосрочной перспективе изменить свой подход.

Как известно коронавирус в основном передается воздушно-капельным путем, и это полбеды, он может парить в воздухе, в течение трех часов, сохраняя возможность заразить людей, которые его вдыхают. 

Большинство офисных систем вентиляции и кондиционирования не используют свежий воздух. Вместо этого они рециркулируют тот воздух, что уже находится внутри здания, а именно смесь углекислого газа выдыхаемого людьми, химических веществ, выделяющихся из строительных и отделочных материалов, и, конечно же, переносимых по воздуху патогенов. Исследования качества воздуха в помещениях финансируются в 100 раз меньше, чем исследования наружного воздуха, поэтому, возможно, вы не слышали об этой проблеме.

Улучшенная фильтрация воздуха, вероятно, явилась причиной, по которой Китай так быстро снял ограничения на работу в офисных зданиях. В Китае уже несколько лет устанавливаются высококачественные системы фильтрации воздуха, и страна даже ввела свой собственный стандарт сертификации внутреннего воздуха в ответ на общее растущее загрязнение воздуха.

В рамках своего 13-го пятилетнего плана Пекин обязал к 2020 году получить экологическую сертификацию не менее половины новых городских зданий. 

Знаменитое исследование Гарвардского центра здоровья и глобальной окружающей среды показало, что люди, использующие экологически безопасные здания, обладают более высокими когнитивными функциями, меньше болеют и лучше высыпаются.
Хороший воздух в помещении также может помочь удержать персонал: исследование Reset показало, что 56% опрошенных сотрудников в Китае указывают плохую экологическую безопасность рабочего места в качестве основной причины для смены работы.

Освещение

За счет зрения мы получаем 80% информации о мире, поэтому нет ничего удивительного в том, что освещение влияет на восприятие и поступки. 
Свет, воздействует на эндокринную систему, систему формирования иммунной защиты, влияет на многие основные процессы жизнедеятельности, регулируя обмен веществ и устойчивость к воздействию неблагоприятных факторов окружающей среды.
Правильный свет утром бодрит не хуже чашки кофе. Также свет может влиять на уровень креативности, продуктивности и концентрации.

Исследования убедительно показывают, что естественное освещение имеет множество преимуществ над искусственным. Причина кроется в спектральном составе излучения и динамичности естественного света, которая влияет на циркадные ритмы. Однако есть и минусы, те же  исследования показывают, что прямой солнечный свет, вызывает дискомфорт и снижение производительности. Кроме этого очевидно, что полагаться только на естественное освещение невозможно, в современной бизнес среде человеку нужен свет гораздо дольше, чем длится световой день, особенно в России.

Устройства освещения помогают создавать офисные среды, в которых используется освещение для оптимизации производительности. Управляемые интеллектуальным программным обеспечением, системы могут позволить пользователям приглушать и увеличивать яркость света через приложение для смартфона. 

Первым шагом к улучшению освещения в офисе может стать замена флуоресцентных ламп на LED-светильники. Флуоресцентные и галогенные лампы могут привести к сбою биологических часов и спровоцировать гормональные нарушения. Также есть исследования которые показывают преимущество линзовых непрямых светильников по сравнению с традиционными параболическими, которые обычно направляют 90–100% света вниз, создавая «эффект пещеры», оставляя верх стен темнее, чем пол и рабочие зоны.

Правильное офисное освещение может повысить вовлеченность сотрудников, уменьшив усталость и напряжение глаз.  Современные системы освещения используют датчики в осветительных приборах для увеличения и уменьшения яркости в зависимости от уровня естественного освещения, таким образом, непрерывно оптимизируя уровень освещения в течение дня. Такие системы освещения учитывают циркадные ритмы человека, обеспечивая яркий, холодный свет утром, чтобы помочь командам приступить к действиям утром и постепенно смягчаться в течение дня или во время перерывов на отдых или переговоры. 

По данным Network World, международная компания по производству защитной упаковки Atlas Global Solutions сократила расходы на электроэнергию на 75% и повысила производительность на 20% на одном из своих заводов, модернизировав освещение с помощью интеллектуальных светодиодных ламп.

Контроль температуры окружающей среды

Один из мучительных парадоксов офисной жизни заключается в том, что нам никогда не удается добиться комфортной температуры для всех. Летом часть людей умирает от жары, а другая часть мерзнет от кондиционеров, зимой примерно то же самое.

Исследователи Корнельского университета провели исследование, в ходе которого выяснили, что при температуре 20°C сотрудники совершали на 44% больше ошибок по сравнению с более высокой температурой 25°C. 
Сотрудникам, работавшим при 20°C, было некомфортно, они отвлекались. Падение производительности составило на 10% больше в час на одного сотрудника. Логика в том, что когда температура нашего тела падает, мы концентрируемся на поддержании тепла, а концентрация на рабочих задачах автоматически падает, что и приводит к большему числу ошибок.

Но дело не только в производительности. Температура окружающей среды это наше впечатление об окружающих нас людях. В интересном исследовании, опубликованном в журнале Science, психологи обнаружили связь между температурой окружающей среды и межличностной теплотой. Когда людям холодно физически, они с большей вероятностью будут воспринимать других как менее щедрых и заботливых. Что совсем не способствует установлению инклюзивных отношений с коллегами и клиентами.

Умные технологии могут предоставить каждому сотруднику самостоятельно управлять температурой на его рабочем месте. Рабочий стол,  разработанный инженерами компании Arup, использует датчики, которые позволяют людям контролировать температуру в непосредственной близости от них, что особенно актуально в современных офисах с открытой планировкой. 

Инженеры Arup разработали программное обеспечение, которое заменяет контроллер центрального кондиционера и позволяет людям, работающим за интеллектуальным столом, локально управлять температурой. Это не только обеспечивает больший комфорт для каждого сотрудника, но и помогает более активно управлять затратами на электроэнергию и способствует их снижению.

Интерактивная карта офиса

Технологии интерактивного картографирования используют сочетание маяков и датчиков, чтобы помочь сотрудникам более эффективно ориентироваться в своих офисах. Они помогут узнать, какой конференц-зал или переговорная свободны, используется ли ванная комната, или как найти тихое пространство, необходимое для того, чтобы сосредоточится и подумать над решением сложной проблемы? 

Для владельцев недвижимости данные об использовании офисных площадей помогут понять, как используются и чем заняты пространства. Эти данные помогают профессионалам в сфере коммерческой недвижимости оптимизировать работу с арендаторами.

Что еще

Выше мы осветили наиболее важные, с нашей точки зрения, технологии, основная направленность которых сделать пребывание в офисе более комфортным и эффективным. Конечно, существует еще множество технологий и решений, которые помогут вам создать по-настоящему умный офис — VR и AR, 3D-печать, виртуальные помощники, умная мебель, умная офисная техника.

Умный офис меняет не только то, как мы работаем, но и весь наш образ жизни. Интеллектуальные устройства повышают удобство работы сотрудников и влияют на дизайн офисов, стимулируя оптимальную продуктивность и творческий потенциал.

Так все же, умный офис: роскошь или необходимость?

Несмотря на очевидные преимущества и ряд существующих кейсов, технология умного офиса вызывают некоторый скептицизм у многих владельцев офисной недвижимости. Многие владельцы бизнесов по-прежнему не решаются вкладывать средства в технологии умного офиса, или как минимум, испытывают к ним смешанные чувства.

Тем не менее, умный офис это гораздо больше, чем просто возможность управлять его температурой или освещением с помощью смартфона. Это означает более безопасные и эффективные операции и, как следствие, лучшую рентабельность инвестиций. Несмотря на устойчивый рост и огромный потенциал, рынок умных офисов все еще находится на ранней стадии развития.

Вам решать, внедрять эти решения в своем офисе или нет. Но имейте в виду, что даже небольшое повышение эффективности вашего бизнеса может стать мощным конкурентным преимуществом, не говоря уже о том, что комфортная офисная среда может помочь вам привлечь и удержать лучших сотрудников.

Массовый переход на удаленку высветил очевидный вопрос: — Если в офисе невозможно выполнять свои обязанности эффективнее, чем дома или в любом другом месте, зачем тогда вообще туда ходить?

Возможность работодателя предложить сотрудникам помимо достойной оплаты труда и социального пакета комфортные и экологичные условия в офисе, несомненно, один из важных факторов, который влияет на конечный выбор соискателей.

Кроме того плохие офисные технологии это высокие затраты на эксплуатацию и на фонд оплаты труда, по оценкам Управления по охране труда и здоровья США (OSHA), работодатели платят почти 1 миллиард долларов в неделю за лечение последствий плохой эргономики.

Расчет стоимости умного офиса онлайн

Просто заполните эту форму дальше действовать будем мы!

Ну, и самое важное — ваше мнение

Ничто так сильно не мотивирует меня писать новые статьи как ваша оценка, если оценка хорошая я пилю статьи дальше, если отрицательная думаю, как улучшить эту статью. Но, без вашей оценки, у меня нет самого ценного для меня - обратной связи от вас. Не сочтите за труд, выберете от 1 до 5 звезд, я старался.