Компания Интемс за 9 лет работы на рынке внедрила не один десяток систем безопасности на крупных складских комплексах, как уже работающих, так и новых только сдаваемых в эксплуатацию.
Работа на над каждым проектом начиналась с обсуждения способов хищений уже попадавших в поле зрения службы безопасности, так и прогнозирования возможных способов хищений которые пока не были выявлены. Далее мы предлагали проект техническими средствами которого возможно было либо полностью избежать любо минимизировать возможные хищения в основном это были системы видеонаблюдения, контроля доступа, системы охранных сигнализаций.
Но конечно только техническими средствами не обойтись, для полноценной борьбы со всеми способами и средствами хищений нужен комплекс административно организационных мероприятий и средств контроля.
В результате этих обсуждений на свет появился чек лист всевозможных способов хищений через который мы «прогоняем» все проекты для крупных складов.
Самые распространенные способы воровства со склада
1. Прямой вынос
Самый простой и прямолинейный способ хищения - вынос любого вида товара со склада напрямую через охрану. Наверное, этот способ самый нераспространенный и самый неинтересный в финансовом плане, потому что пронести товар достаточно трудно, если не привлекать к этому сотрудников охраны. Таким способом можно вынести какие-либо единичные мелкие вещи, например, сим-карту телефона. Вообще говоря, актуальность этого способа хищения очень зависит от специфики компании и товара. Например, если большую часть ассортимента составляет электроника, то эффективным способом защиты может служить рамка металлодетектора. Причем, помимо контрольной функции, она может выполнять функцию профилактическую. А, скажем, в фармацевтической компании контрольные средства и методы могут быть иными. Но о способах контроля и предотвращения поговорим позже.
2. Вынос в сговоре с охраной
Второй, достаточно распространенный способ хищения – вынос товара в сговоре с охраной. К недостаткам этого метода можно отнести практически безграничные возможности по объему хищения. Многие склады работают круглосуточно, при этом в ночную смену, как правило, контроль осуществляется слабее за счет уменьшения количества персонала, поэтому теоретически в сговоре с охраной возможно вынести и даже вывезти со склада очень большое количество продукции.
Кроме того, если технические средства охраны имеют явные «дыры», а таких систем спроектированных «горе» специалистами мы видели немало, охрана имеет «отличные» возможности по сокрытию следов правонарушения – корректирование записей видеонаблюдения, отключение сигнализации, СКУД и т.п. Выше перечисленные причины делают этот способ очень популярным у злоумышленников.
Бороться с такими хищениями достаточно сложно и путь здесь один – система видеонаблюдения без слепых зон, архив рассчитанный на длительный срок хранения и отсутствие доступа у охранников к архиву видеозаписей, ну и конечно не менее важны кропотливая работа по взаимодействию с охранной организацией: внимательное отношение к подбору сотрудников, интенсивный контроль, периодические провокации.
Довольно эффективным в этом смысле может оказаться небольшое штатное подразделение безопасности на складе, осуществляющее контрольно-наблюдательные функции – своего рода «люди в штатском», работающие сутки через трое, обладающие наиболее полной и достоверной информацией о положении дел. Эти же сотрудники осуществляют подготовку провокаций охранников.
На большом складе может работать, скажем, 300 человек в смену, среди которых формируются доверенные лица, которые по заданию сотрудников безопасности провоцируют охранников на предмет выноса продукции. Если сотрудник поддается на провокацию, то осуществляется его увольнение.
При этом проводится профилактическая работа со всеми остальными, инцидент предается широкой огласке. Это очень важный момент, поскольку оставшиеся сотрудники мотивируются на стойкость к провокациям и сотрудничество с отделом безопасности, происходит своеобразна селекция таких сотрудников.
Случаи сговора с охраной в различных компаниях встречаются довольно часто, поскольку охранники – обычные люди со своими потребностями, получающие невысокую зарплату. Вообще, если мы говорим о физической охране, необходимо отметить еще один момент. Глобальная задача охраны – это охрана общественного порядка и большая ошибка – нагружать охрану функциями товарного контроля, пересчета выдаваемой продукции и т.п. Это неэффективно, поскольку охранник не обладает достаточной квалификацией для идентификации товара.
3. Маскируемый вынос
Еще один достаточно распространенный вид хищений – хищения через вывоз мусора. На больших складах скапливается большое количество упаковочных коробок и другого мусора, который находится в определенном месте и вывозится с территории склада в определенное время.
Достаточно спрятать в этих мусорных залежах нужный товар, а после смены заглянуть на свалку. Для борьбы с этим способом хищения существует один простой, но достаточно эффективный метод. Поскольку 90 % мусора – это картонные упаковки, их достаточно легко прессовать. Мусор сжимается специальным прессом таким образом, что сохранить в нем товар практически невозможно.
Другая возможность замаскировать пересечение товаром границы склада – это вывоз его внутри другой продукции. Например, на больших складах, где хранится все, от шурупа до мебели, не составляет труда положить, скажем, дорогой мобильный телефон в ящик заказанного стола. Стол вывозится клиенту, а по пути водитель или экспедитор забирает похищенное. Этот способ довольно прост для злоумышленника, поскольку при контроле продукция не вскрывается, да и непросто это сделать, особенно если конструкция сложная. Универсального рецепта борьбы с такими хищениями нет, все зависит от конкретных условий на конкретном складе, ассортимента, режима работы и т.п. Неплохо может сработать зонирование склада – разделение на участки по категориям товара с запретом выхода сотрудников на «чужую» территорию.
Еще один способ – смена упаковки, то есть вывоз товара в упаковке аналогичного по размерам, но более дешевого товара. Этот способ предусматривает сговор складского работника с клиентом. Например, берется коробка от недорогого ноутбука, стоимостью 15 тыс. руб. В эту коробку вкладывается ноутбук аналогичного размера, но стоящий уже 80 тысяч. Таким образом, заказчик получает дорогой товар за маленькую цену. Этот способ довольно редко встречается, поскольку один из стандартных элементов контроля – периодическая инвентаризация дорогих высоко рисковых позиций. Эти товары пересчитываются несколько раз в неделю, что позволяет быстро обнаружить и среагировать на хищение.
4. Неадекватная уценка
Есть особый вид хищения, который нельзя кардинально минимизировать, поскольку трудно найти объективные критерии оценки. Это преднамеренное занижение цены при уценке некондиционного товара.
В данной процедуре все зависит от субъективного мнения специалиста, который проводит эту уценку. Поэтому доказать умысел очень сложно. Между тем такой умысел может быть. Например, при слегка поврежденной упаковке, не повлиявшей на товарные качества изделия, делается максимальная уценка, скажем, в 50 %, после чего данный товар приобретается аффилированной с менеджером организацией и впоследствии реализуется с максимальной прибылью. Каким-то образом можно снизить риск, попытавшись автоматизировать процесс уценки, но до конца исключить человеческий фактор из этого процесса невозможно.
5. Хищения возвратов
Довольно много товара возвращается на склад обратно из розничных точек. Это и товар, который плохо продается или не продается совсем и товар с закрывающихся торговых точек и товар, предназначенный для уценки. Поскольку такие поставки являются, если можно так выразиться, внеплановыми, склад из-за загруженности может перманентно откладывать «в долгий ящик» приемку такого товара. Процесс может затянуться на несколько месяцев. В итоге при вскрытии и пересчете может оказаться, что половина позиций, указанных в накладной, отсутствует. При этом, из-за давности срока трудно установить, где был похищен товар – видеозаписи нет, точка расформирована, сотрудники уволились и т.п. Предотвратить такое хищение можно только одним способом – волевым решением обязать склад принимать возвратные позиции в короткий срок, например 3 дня.
Выше перечислены основные способы хищения товара с территории склада. Существует, конечно, еще множество мелких, локальных способов, но, из-за низкого потенциального ущерба от этих способов, их можно не принимать во внимание. В целом, если периметр склада надежно защищен, ЧОО предоставляет качественную охрану, то вынос товара со склада становится для злоумышленника задачей почти невыполнимой.
6. Хищения при перевозке товара
В цепочке движения товара транспортная логистика занимает особое место. Это самое уязвимое звено. Если абстрагироваться от того, каким образом перевозит компания товар – силами своего транспортного подразделения или привлекая внешнюю транспортную компанию, можно сказать что риск хищений при перевозке и итоговые потери огромны. Другое дело, что нести эти потери будет, в зависимости от условий, сама торговая компания, транспортная компания, либо страховая компания.
Самый действенный способ минимизировать риски хищений при перевозке товара для торговых компаний – передать весь блок транспортной логистики на аутсорсинг.
Риски хищений от этого не снизятся, конечно, однако они перейдут на плечи транспортных и страховых компаний.
А что делать если перевозки невозможно передать на аутсорсинг, конечно средства технического контроля и здесь позволят минимизировать риск, в первую очередь за счет внедрения видеонаблюдения в автомобиле.
Самые эффективные средства защиты от воровства
Как было отмечено выше, во многом способы и средства хищений зависят от условий, в которых находится конкретная компания, поэтому и подходы к предотвращению потерь индивидуальны для каждой организации. Однако можно выделить несколько основных, общих для всех, инструментов, которые могут помочь снизить риски хищений.
1. Видеонаблюдение
Сегодня видеонаблюдение – непременный атрибут системы безопасности любого склада и его необходимость не подлежит обсуждению.
Система видеонаблюдения может быть любой, главный критерий – максимальная емкость архива видеозаписей
2. Охранное предприятие
Безусловно, наличие охранного предприятия на складе обеспечивает необходимый уровень безопасности и способствует значительному снижению уровня хищений.
Технические средства контроля
Важную функцию контроля выполняет рамочный металлодетектор в комплекте с ручными металлодетекторами. Конечно, все зависит от специфики компании и товара, но если в большинстве товарных позиций присутствует метал, то металлодетектор – незаменимая вещь.
В качестве дополнительного средства контроля и профилактики можно использовать большую ультрафиолетовую (УФ) лампу. Товары из рисковой группы (внутри упаковки) обрабатываются составом, светящимся в УФ-лучах, и если при облучении ультрафиолетом на руках у сотрудников, не имеющих к этому товару никакого отношения, обнаруживается свечение, то можно делать соответствующие выводы.
3. Системы контроля доступа (СКУД)
Установка на все двери системы контроля доступа с присвоением уровня и времени доступа каждому из сотрудников позволит физически не допустить несанкционированных перемещений. Так же следует помнить что установка СКУД это не только оборудование дверей, но и перекрытие любых проходов с помощью турникетов в первую очередь полноростовых.
4. Система зонирования
Уже упоминавшаяся система зонирования участков склада может значительно снизить риски хищений. Для эффективной работы системы зонирования целесообразно разбить зоны по цветам и выдать сотрудникам спецодежду соответствующего цвета.
Особенно высокой эффективности удается достичь совмещением системы контроля доступа и системы зонирования.
5. Спецодежда
Одно из правил, касающихся персонала на больших складах – спецодежда без металлических предметов. Сотрудники оставляют все предметы, содержащие металл, в ячейке, перед входом на территорию склада, что позволяет с большей эффективностью проводить контроль при помощи металлодетектора на выходе.
6. Видеоконтроль сборки заказов
Видеонаблюдение над столами сборки заказов в привязке к автоматизированной системе складского учета.
7. Проверки персонала
На складах работают не самые материально обеспеченные люди, поэтому проверки перед поступлением на работу играют ключевую роль. Может оказаться полезным применение аутстаффинга, когда сотрудники, работающие на складе, являются сотрудниками сторонней фирмы, но выполняют ваши распоряжения.
При этом риски, разумеется, не уменьшаются, однако, снижаются затраты, как финансовые, так и процессные по управлению персоналом.
8. Система мотивации
Коллективную, либо бригадную материальную ответственность можно отнести к системе мотивации. Пожалуй, на складе сложно внедрить систему поощрительной мотивации, а вот демотивационная программа работает эффективно. Введение материальной ответственности дисциплинирует сотрудников и способствует снижению уровня хищений.
9. Инвентаризация
Инвентаризация – очень важный инструмент. На больших складах провести полную инвентаризацию практически невозможно. Поэтому делается выборочная инвентаризация риск-ориентированных товаров. Такую инвентаризацию проводят специализированные инвентаризационные группы складов либо внешние инвентаризаторы.
Подводя итоги, можно сделать вывод о том, что риски хищений на современных складах высоки, но эффективно минимизировать эти риски можно и нужно. Для этого нужно всего лишь инвестировать в безопасность, и дивиденды не заставят себя ждать.
Работа на над каждым проектом начиналась с обсуждения способов хищений уже попадавших в поле зрения службы безопасности, так и прогнозирования возможных способов хищений которые пока не были выявлены. Далее мы предлагали проект техническими средствами которого возможно было либо полностью избежать любо минимизировать возможные хищения в основном это были системы видеонаблюдения, контроля доступа, системы охранных сигнализаций.
Но конечно только техническими средствами не обойтись, для полноценной борьбы со всеми способами и средствами хищений нужен комплекс административно организационных мероприятий и средств контроля.
В результате этих обсуждений на свет появился чек лист всевозможных способов хищений через который мы «прогоняем» все проекты для крупных складов.
Самые распространенные способы воровства со склада
1. Прямой вынос
Самый простой и прямолинейный способ хищения - вынос любого вида товара со склада напрямую через охрану. Наверное, этот способ самый нераспространенный и самый неинтересный в финансовом плане, потому что пронести товар достаточно трудно, если не привлекать к этому сотрудников охраны. Таким способом можно вынести какие-либо единичные мелкие вещи, например, сим-карту телефона. Вообще говоря, актуальность этого способа хищения очень зависит от специфики компании и товара. Например, если большую часть ассортимента составляет электроника, то эффективным способом защиты может служить рамка металлодетектора. Причем, помимо контрольной функции, она может выполнять функцию профилактическую. А, скажем, в фармацевтической компании контрольные средства и методы могут быть иными. Но о способах контроля и предотвращения поговорим позже.
2. Вынос в сговоре с охраной
Второй, достаточно распространенный способ хищения – вынос товара в сговоре с охраной. К недостаткам этого метода можно отнести практически безграничные возможности по объему хищения. Многие склады работают круглосуточно, при этом в ночную смену, как правило, контроль осуществляется слабее за счет уменьшения количества персонала, поэтому теоретически в сговоре с охраной возможно вынести и даже вывезти со склада очень большое количество продукции.
Кроме того, если технические средства охраны имеют явные «дыры», а таких систем спроектированных «горе» специалистами мы видели немало, охрана имеет «отличные» возможности по сокрытию следов правонарушения – корректирование записей видеонаблюдения, отключение сигнализации, СКУД и т.п. Выше перечисленные причины делают этот способ очень популярным у злоумышленников.
Бороться с такими хищениями достаточно сложно и путь здесь один – система видеонаблюдения без слепых зон, архив рассчитанный на длительный срок хранения и отсутствие доступа у охранников к архиву видеозаписей, ну и конечно не менее важны кропотливая работа по взаимодействию с охранной организацией: внимательное отношение к подбору сотрудников, интенсивный контроль, периодические провокации.
Довольно эффективным в этом смысле может оказаться небольшое штатное подразделение безопасности на складе, осуществляющее контрольно-наблюдательные функции – своего рода «люди в штатском», работающие сутки через трое, обладающие наиболее полной и достоверной информацией о положении дел. Эти же сотрудники осуществляют подготовку провокаций охранников.
На большом складе может работать, скажем, 300 человек в смену, среди которых формируются доверенные лица, которые по заданию сотрудников безопасности провоцируют охранников на предмет выноса продукции. Если сотрудник поддается на провокацию, то осуществляется его увольнение.
При этом проводится профилактическая работа со всеми остальными, инцидент предается широкой огласке. Это очень важный момент, поскольку оставшиеся сотрудники мотивируются на стойкость к провокациям и сотрудничество с отделом безопасности, происходит своеобразна селекция таких сотрудников.
Случаи сговора с охраной в различных компаниях встречаются довольно часто, поскольку охранники – обычные люди со своими потребностями, получающие невысокую зарплату. Вообще, если мы говорим о физической охране, необходимо отметить еще один момент. Глобальная задача охраны – это охрана общественного порядка и большая ошибка – нагружать охрану функциями товарного контроля, пересчета выдаваемой продукции и т.п. Это неэффективно, поскольку охранник не обладает достаточной квалификацией для идентификации товара.
3. Маскируемый вынос
Еще один достаточно распространенный вид хищений – хищения через вывоз мусора. На больших складах скапливается большое количество упаковочных коробок и другого мусора, который находится в определенном месте и вывозится с территории склада в определенное время.
Достаточно спрятать в этих мусорных залежах нужный товар, а после смены заглянуть на свалку. Для борьбы с этим способом хищения существует один простой, но достаточно эффективный метод. Поскольку 90 % мусора – это картонные упаковки, их достаточно легко прессовать. Мусор сжимается специальным прессом таким образом, что сохранить в нем товар практически невозможно.
Другая возможность замаскировать пересечение товаром границы склада – это вывоз его внутри другой продукции. Например, на больших складах, где хранится все, от шурупа до мебели, не составляет труда положить, скажем, дорогой мобильный телефон в ящик заказанного стола. Стол вывозится клиенту, а по пути водитель или экспедитор забирает похищенное. Этот способ довольно прост для злоумышленника, поскольку при контроле продукция не вскрывается, да и непросто это сделать, особенно если конструкция сложная. Универсального рецепта борьбы с такими хищениями нет, все зависит от конкретных условий на конкретном складе, ассортимента, режима работы и т.п. Неплохо может сработать зонирование склада – разделение на участки по категориям товара с запретом выхода сотрудников на «чужую» территорию.
Еще один способ – смена упаковки, то есть вывоз товара в упаковке аналогичного по размерам, но более дешевого товара. Этот способ предусматривает сговор складского работника с клиентом. Например, берется коробка от недорогого ноутбука, стоимостью 15 тыс. руб. В эту коробку вкладывается ноутбук аналогичного размера, но стоящий уже 80 тысяч. Таким образом, заказчик получает дорогой товар за маленькую цену. Этот способ довольно редко встречается, поскольку один из стандартных элементов контроля – периодическая инвентаризация дорогих высоко рисковых позиций. Эти товары пересчитываются несколько раз в неделю, что позволяет быстро обнаружить и среагировать на хищение.
4. Неадекватная уценка
Есть особый вид хищения, который нельзя кардинально минимизировать, поскольку трудно найти объективные критерии оценки. Это преднамеренное занижение цены при уценке некондиционного товара.
В данной процедуре все зависит от субъективного мнения специалиста, который проводит эту уценку. Поэтому доказать умысел очень сложно. Между тем такой умысел может быть. Например, при слегка поврежденной упаковке, не повлиявшей на товарные качества изделия, делается максимальная уценка, скажем, в 50 %, после чего данный товар приобретается аффилированной с менеджером организацией и впоследствии реализуется с максимальной прибылью. Каким-то образом можно снизить риск, попытавшись автоматизировать процесс уценки, но до конца исключить человеческий фактор из этого процесса невозможно.
5. Хищения возвратов
Довольно много товара возвращается на склад обратно из розничных точек. Это и товар, который плохо продается или не продается совсем и товар с закрывающихся торговых точек и товар, предназначенный для уценки. Поскольку такие поставки являются, если можно так выразиться, внеплановыми, склад из-за загруженности может перманентно откладывать «в долгий ящик» приемку такого товара. Процесс может затянуться на несколько месяцев. В итоге при вскрытии и пересчете может оказаться, что половина позиций, указанных в накладной, отсутствует. При этом, из-за давности срока трудно установить, где был похищен товар – видеозаписи нет, точка расформирована, сотрудники уволились и т.п. Предотвратить такое хищение можно только одним способом – волевым решением обязать склад принимать возвратные позиции в короткий срок, например 3 дня.
Выше перечислены основные способы хищения товара с территории склада. Существует, конечно, еще множество мелких, локальных способов, но, из-за низкого потенциального ущерба от этих способов, их можно не принимать во внимание. В целом, если периметр склада надежно защищен, ЧОО предоставляет качественную охрану, то вынос товара со склада становится для злоумышленника задачей почти невыполнимой.
6. Хищения при перевозке товара
В цепочке движения товара транспортная логистика занимает особое место. Это самое уязвимое звено. Если абстрагироваться от того, каким образом перевозит компания товар – силами своего транспортного подразделения или привлекая внешнюю транспортную компанию, можно сказать что риск хищений при перевозке и итоговые потери огромны. Другое дело, что нести эти потери будет, в зависимости от условий, сама торговая компания, транспортная компания, либо страховая компания.
Самый действенный способ минимизировать риски хищений при перевозке товара для торговых компаний – передать весь блок транспортной логистики на аутсорсинг.
Риски хищений от этого не снизятся, конечно, однако они перейдут на плечи транспортных и страховых компаний.
А что делать если перевозки невозможно передать на аутсорсинг, конечно средства технического контроля и здесь позволят минимизировать риск, в первую очередь за счет внедрения видеонаблюдения в автомобиле.
Самые эффективные средства защиты от воровства
Как было отмечено выше, во многом способы и средства хищений зависят от условий, в которых находится конкретная компания, поэтому и подходы к предотвращению потерь индивидуальны для каждой организации. Однако можно выделить несколько основных, общих для всех, инструментов, которые могут помочь снизить риски хищений.
1. Видеонаблюдение
Сегодня видеонаблюдение – непременный атрибут системы безопасности любого склада и его необходимость не подлежит обсуждению.
Система видеонаблюдения может быть любой, главный критерий – максимальная емкость архива видеозаписей
2. Охранное предприятие
Безусловно, наличие охранного предприятия на складе обеспечивает необходимый уровень безопасности и способствует значительному снижению уровня хищений.
Технические средства контроля
Важную функцию контроля выполняет рамочный металлодетектор в комплекте с ручными металлодетекторами. Конечно, все зависит от специфики компании и товара, но если в большинстве товарных позиций присутствует метал, то металлодетектор – незаменимая вещь.
В качестве дополнительного средства контроля и профилактики можно использовать большую ультрафиолетовую (УФ) лампу. Товары из рисковой группы (внутри упаковки) обрабатываются составом, светящимся в УФ-лучах, и если при облучении ультрафиолетом на руках у сотрудников, не имеющих к этому товару никакого отношения, обнаруживается свечение, то можно делать соответствующие выводы.
3. Системы контроля доступа (СКУД)
Установка на все двери системы контроля доступа с присвоением уровня и времени доступа каждому из сотрудников позволит физически не допустить несанкционированных перемещений. Так же следует помнить что установка СКУД это не только оборудование дверей, но и перекрытие любых проходов с помощью турникетов в первую очередь полноростовых.
4. Система зонирования
Уже упоминавшаяся система зонирования участков склада может значительно снизить риски хищений. Для эффективной работы системы зонирования целесообразно разбить зоны по цветам и выдать сотрудникам спецодежду соответствующего цвета.
Особенно высокой эффективности удается достичь совмещением системы контроля доступа и системы зонирования.
5. Спецодежда
Одно из правил, касающихся персонала на больших складах – спецодежда без металлических предметов. Сотрудники оставляют все предметы, содержащие металл, в ячейке, перед входом на территорию склада, что позволяет с большей эффективностью проводить контроль при помощи металлодетектора на выходе.
6. Видеоконтроль сборки заказов
Видеонаблюдение над столами сборки заказов в привязке к автоматизированной системе складского учета.
7. Проверки персонала
На складах работают не самые материально обеспеченные люди, поэтому проверки перед поступлением на работу играют ключевую роль. Может оказаться полезным применение аутстаффинга, когда сотрудники, работающие на складе, являются сотрудниками сторонней фирмы, но выполняют ваши распоряжения.
При этом риски, разумеется, не уменьшаются, однако, снижаются затраты, как финансовые, так и процессные по управлению персоналом.
8. Система мотивации
Коллективную, либо бригадную материальную ответственность можно отнести к системе мотивации. Пожалуй, на складе сложно внедрить систему поощрительной мотивации, а вот демотивационная программа работает эффективно. Введение материальной ответственности дисциплинирует сотрудников и способствует снижению уровня хищений.
9. Инвентаризация
Инвентаризация – очень важный инструмент. На больших складах провести полную инвентаризацию практически невозможно. Поэтому делается выборочная инвентаризация риск-ориентированных товаров. Такую инвентаризацию проводят специализированные инвентаризационные группы складов либо внешние инвентаризаторы.
Подводя итоги, можно сделать вывод о том, что риски хищений на современных складах высоки, но эффективно минимизировать эти риски можно и нужно. Для этого нужно всего лишь инвестировать в безопасность, и дивиденды не заставят себя ждать.
